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E-Rechnung: Ab 2027 müssen Sie versenden — was jetzt zu tun ist
Empfangen müssen Sie schon seit 2025. Ab Januar 2027 kommt der Versand dazu — für alle Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
Die E-Rechnung ist keine Ankündigung mehr, sondern ein Fahrplan mit Datum. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Der erste Schritt ist längst in Kraft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der zweite Schritt betrifft den Versand und beginnt am 1. Januar 2027 — zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Umsatz im Vorjahr. Wer heute anfängt, hat genug Zeit. Wer im Dezember 2026 anfängt, hat keine.
Was seit 2025 schon gilt: die Empfangspflicht
Die Empfangspflicht wird häufig unterschätzt, weil sie ohne Umstellung im eigenen Rechnungsausgang auskommt. Sie ist trotzdem bindend: Schickt Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung im strukturierten Format, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können. Ein Widerspruch ist nicht vorgesehen.
Wichtig ist die Abgrenzung, an der die meisten Missverständnisse hängen. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell auswertbar ist. Ein PDF, das per E-Mail kommt, ist das nicht — es ist ein Bild einer Rechnung, kein Datensatz. PDF-Rechnungen gelten als sonstige Rechnungen und dürfen im Rahmen der Übergangsregelungen weiter verwendet werden, aber sie erfüllen die Pflicht nicht, sobald diese greift.
Die Stufen für den Versand
Die Versandpflicht kommt gestaffelt. Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, für die Pflicht ab 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland; Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor.
| Zeitpunkt | Wer | Pflicht |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | jedes Unternehmen in Deutschland | E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten |
| ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz | zusätzlich E-Rechnungen versenden |
| ab 1. Januar 2028 | alle übrigen Unternehmen | zusätzlich E-Rechnungen versenden |
Zwei Konsequenzen ergeben sich daraus. Erstens: Liegt Ihr Umsatz nahe an der Schwelle, entscheidet das Jahr 2026 darüber, ob Sie 2027 oder erst 2028 versenden müssen. Zweitens: Ab 2028 gibt es keine Ausnahme mehr nach Größe. Wer die Umstellung ohnehin machen muss, gewinnt nichts durch Warten.
Welche Formate zulässig sind
Das Gesetz schreibt kein einzelnes Produkt vor, sondern eine Norm: Das Format muss den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland erfüllen das zwei Formate, die in jedem gängigen Rechnungsprogramm verfügbar sind.
- XRechnung. Ein reiner XML-Datensatz ohne Bildanteil. Im öffentlichen Auftragswesen ist das der Standard; wer an Behörden fakturiert, kennt das Format bereits.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931. Ein hybrides Format: Ein PDF, in dem der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht eine lesbare Rechnung, die Maschine liest die Daten. Für den Rechnungsempfänger ist das meist der angenehmere Weg. Ältere ZUGFeRD-Versionen und einfachere Profile genügen den Anforderungen nicht.
- EDI-Verfahren. Wer bereits über eine etablierte EDI-Strecke mit Lieferanten oder Kunden arbeitet, kann diese weiter nutzen, soweit die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt sind. Das ist im Einzelfall zu prüfen und keine pauschale Freistellung.
Wer und was ausgenommen ist
Es gibt zwei Ausnahmen, die im Alltag zählen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR nach § 33 UStDV müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden — der Kassenbon aus dem Baumarkt und die Tankrechnung bleiben also, wie sie sind. Ebenfalls ausgenommen sind Fahrausweise. Beides sind Erleichterungen für den Ausgang; für den Eingang bedeutet das, dass Sie auf Dauer mit beiden Welten arbeiten werden: strukturierte Rechnungen für die großen Positionen, Papier und PDF für die kleinen.
Nicht ausgenommen sind Rechnungen von Kleinunternehmern an Unternehmen, sobald die jeweilige Stufe greift, und nicht ausgenommen sind Dauerrechnungen wie Mietverträge — dort ist die Umstellung eher aufwendiger, weil bestehende Verträge und wiederkehrende Rechnungen mitgezogen werden müssen.
Aufbewahrung: der strukturierte Teil im Original
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre nach § 147 AO. Bei der E-Rechnung kommt eine Verschärfung hinzu, die technisch klingt und praktisch wichtig ist: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil im Original. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein PDF, das Ihr System aus dem XML-Datensatz erzeugt, ist nicht das Original.
Das größte Risiko liegt im Eingang, nicht im Ausgang. Wer strukturierte Rechnungen nur ansieht, ausdruckt und den Datensatz verwirft, hat die Rechnung nicht ordnungsgemäß aufbewahrt. In einer Betriebsprüfung kann das den Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen kosten — und zwar für acht Jahre rückwirkend. Der Schaden entsteht also nicht am Tag der Umstellung, sondern Jahre später und gesammelt. Deshalb ist die Archivierung des Originaldatensatzes der erste Punkt, den wir mit Mandanten klären, und nicht der letzte.
Fünf Schritte bis Januar 2027
- Umsatz prüfen und Termin festlegen
Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 EUR, gilt für Sie der 1. Januar 2027, sonst der 1. Januar 2028. Notieren Sie das Datum verbindlich — daran hängt der ganze Zeitplan.
- Rechnungsausgang umstellen
Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungs-, Kassen- oder Warenwirtschaftsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erzeugen kann. Falls nicht: Der Anbieter muss ein Update liefern oder das Programm wird gewechselt. Das ist der Punkt mit der längsten Vorlaufzeit.
- Empfangskanal und Archiv einrichten
Legen Sie einen definierten Weg fest, auf dem strukturierte Rechnungen ankommen — ein eigenes Postfach oder eine Schnittstelle. Der eingehende Datensatz muss unverändert und maschinenlesbar acht Jahre archiviert werden.
- Stammdaten pflegen
Kunden brauchen die richtige Rechnungsadresse für den elektronischen Versand, öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Leitweg-ID. Bei Lieferanten hinterlegen Sie, in welchem Format und über welchen Kanal geliefert wird. Ohne saubere Stammdaten scheitert die Umstellung an Kleinigkeiten.
- Eingangsprüfung und Verfahrensdokumentation
Legen Sie fest, wer eingehende E-Rechnungen auf die Pflichtangaben prüft und wie mit fehlerhaften Datensätzen umgegangen wird. Beschreiben Sie den Beleglauf in Ihrer Verfahrensdokumentation. Das ist der Teil, den Prüfer zuerst sehen wollen.
Wie wir das in der Buchführung abbilden
Für uns ist die E-Rechnung kein Mehraufwand, sondern der Grund, warum Automatisierung überhaupt funktioniert. Wir lesen strukturierte Rechnungen maschinell ein: Der KI-Agent Tess erfasst und sortiert Belege vor, die DATEV-Automatisierungsservices Rechnungen und Bank erzeugen Buchungsvorschläge aus Ihrer eigenen Buchungshistorie. Was strukturiert ankommt, wird nicht abgetippt. Geprüft und verantwortet wird jede Buchung von uns. Wie dieser Ablauf im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zur Buchführung.
Der praktische Nutzen zeigt sich an zwei Stellen. Erstens liegt die Auswertung früher vor, weil die Erfassung entfällt. Zweitens fällt früher auf, was fehlt: Ein strukturierter Datensatz lässt sich auf Pflichtangaben prüfen, bevor gebucht wird. Fehlerhafte Rechnungen gehen zurück, statt Monate später in einer Prüfung aufzutauchen. Regelmäßige Änderungen fassen wir in der monatlichen Mandanteninformation zusammen.
Was Sie jetzt tun können: Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter schriftlich, ab wann XRechnung und ZUGFeRD im geforderten Profil unterstützt werden. Diese eine Frage entscheidet, ob die Umstellung ein Update ist oder ein Projekt. Bringen Sie die Antwort in ein Gespräch mit — den Rest ordnen wir gemeinsam, im Rahmen der laufenden Beratung oder als abgegrenztes Projekt. Ob dafür eine Pauschale oder eine Stundensatzvereinbarung passt, klären wir vorab; das Angebot erhalten Sie schriftlich.
Fundstellen
§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes · § 14 Abs. 1 und Abs. 2 UStG · § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen) · § 34 UStDV (Fahrausweise) · § 147 AO (Aufbewahrungsfristen) · § 15 UStG (Vorsteuerabzug) · Norm EN 16931 mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profil EN 16931
Hinweis und Haftungsausschluss: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Alle Inhalte wurden sorgfältig recherchiert; eine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität ist ausgeschlossen. Rechtsstand: aktuell.
Autor: Eike Heidemann, Steuerberater · eh.tax Steuerberatungsgesellschaft mbH, Löhne · Mitglied der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe · Zum Autorenprofil
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Kurze Antwort zuerst, Begründung darunter. Rechtsstand: aktuell.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 EUR lag. Alle übrigen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2028 versenden. Die Pflicht zum Empfang gilt dagegen schon seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen in Deutschland.
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres, für die Pflicht ab 2027 also das Jahr 2026. Liegen Sie nahe an der Schwelle, entscheidet dieses Jahr über Ihren Termin. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland; Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst. Weil ab 2028 ohnehin alle betroffen sind, gewinnt niemand etwas dadurch, die Umstellung aufzuschieben.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinell auswertbarer Datensatz. Ein PDF ist das Bild einer Rechnung und gilt als sonstige Rechnung. Für die Empfangs- und spätere Versandpflicht genügt es nicht.
Der Unterschied ist technisch und deshalb leicht zu übersehen. Bei einer XRechnung liegen alle Angaben als XML-Daten vor und können ohne Zwischenschritt in die Buchführung übernommen werden. Beim PDF muss ein Programm die Werte aus dem Bild erkennen — das funktioniert oft, ist aber nicht dasselbe. Das hybride Format ZUGFeRD verbindet beides: Es sieht aus wie ein PDF und enthält den strukturierten Datensatz eingebettet.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931. Auch bestehende EDI-Verfahren bleiben nutzbar, soweit sie die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllen. Ältere ZUGFeRD-Versionen und einfachere Profile genügen nicht.
Das Gesetz nennt kein Produkt, sondern verweist auf die europäische Norm EN 16931. Praktisch heißt das: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nicht, ob er E-Rechnung kann, sondern welches Format in welcher Version und in welchem Profil erzeugt wird. Diese Antwort gehört schriftlich in Ihre Unterlagen, denn davon hängt ab, ob Ihre Rechnungen anerkannt werden.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR nach § 33 UStDV und Fahrausweise. Alles andere ist im Verhältnis zwischen inländischen Unternehmen erfasst, sobald die jeweilige Stufe greift — auch Rechnungen von Kleinunternehmern und Dauerrechnungen wie Mietverträge.
Die Ausnahmen betreffen nur den Ausgang. Im Eingang werden Sie dauerhaft mit beiden Welten arbeiten: strukturierte Rechnungen für die großen Positionen, Bons und PDF für die kleinen. Aufwendiger als gedacht sind Dauerrechnungen, weil dort bestehende Verträge und wiederkehrende Abrechnungen umgestellt werden müssen. Diese Fälle gehören früh auf die Liste.
Wie lange und in welcher Form muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre nach § 147 AO — und zwar der strukturierte Teil im Original. Ein Ausdruck oder ein aus dem Datensatz erzeugtes PDF genügt nicht. Der eingehende Datensatz muss unverändert und maschinenlesbar archiviert werden.
Hier liegt das unterschätzte Risiko der ganzen Umstellung. Wer strukturierte Rechnungen nur ansieht, ausdruckt und den Datensatz verwirft, hat nicht ordnungsgemäß aufbewahrt. In einer Betriebsprüfung kann das den Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen kosten, rückwirkend über den gesamten Zeitraum. Der Schaden entsteht deshalb nicht am Tag der Umstellung, sondern Jahre später und gesammelt. Wir klären die Archivierung mit Mandanten zuerst, nicht zuletzt.
Was muss ich bei den Stammdaten meiner Kunden ändern?
Kunden brauchen die richtige Adresse für den elektronischen Versand, öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Leitweg-ID. Bei Lieferanten hinterlegen Sie Format und Empfangskanal. An unvollständigen Stammdaten scheitern in der Praxis die meisten Umstellungen.
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, über die eine Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle geleitet wird. Fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgewiesen — und Sie erfahren das erst, wenn die Zahlung ausbleibt. Nehmen Sie sich die Kunden- und Lieferantenliste einmal vollständig vor, statt Fehler später einzeln zu suchen. Wir unterstützen dabei aus der Buchführung heraus, weil dort ohnehin sichtbar wird, welche Belege nicht maschinell lesbar ankommen.
Umstellung ordnen, bevor die Frist drängt
Wir sehen uns Ihren Rechnungsausgang und Ihren Belegeingang an und sagen Ihnen, was bis Januar 2027 wirklich zu tun ist.