Minijobs: Welche Aufzeichnungen der Prüfer sehen will – und was es kostet, wenn sie fehlen

Ein Minijob wirkt wie die einfachste Beschäftigungsform, die das deutsche Arbeitsrecht kennt: 603 Euro im Monat, zwei Prozent Pauschsteuer, ein Meldeweg über die Minijob-Zentrale. Auf der Dokumentationsseite ist er das Gegenteil. Für keinen anderen Arbeitnehmer verlangt der Gesetzgeber so ausdrücklich, dass jeder Arbeitstag mit Beginn, Ende und Dauer festgehalten wird — und für keinen anderen wird das so oft vergessen.

In unserer Arbeit als Steuerberater in Löhne sehen wir das quer durch alle Branchen, besonders häufig aber in Arzt- und Zahnarztpraxen: Dort ist der Minijob die Regelform für Reinigungskraft, Empfangsaushilfe und mitarbeitende Ehegattin — und die Praxis ist zugleich ein bevorzugtes Prüfobjekt der Rentenversicherung, weil hier durchaus mehrere Minijobs nebeneinander laufen können.

Drei Prüfer, drei Regelwerke

Bei Minijobs treffen drei Aufzeichnungspflichten aufeinander, die aus unterschiedlichen Gesetzen stammen und von unterschiedlichen Behörden geprüft werden.

Die Verzahnung ist der eigentliche Punkt: § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV ordnet an, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Ein fehlender Stundenzettel ist damit nicht nur ein Ordnungsverstoß gegenüber dem Zoll, sondern eine Lücke in den Sozialversicherungsunterlagen — und die Rentenversicherung darf bei lückenhaften Unterlagen die Beiträge schätzen (§ 28f Abs. 2 SGB IV).

Vor dem ersten Arbeitstag: Die Akte anlegen

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung beginnt mit dem Personalfragebogen. Er ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sammelt aber die Angaben, die § 8 BVV verlangt. Wer ihn vor Beschäftigungsbeginn ausfüllen lässt, hat beisammen:

• Erklärung zu weiteren Beschäftigungen samt Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Jobs dem Arbeitgeber anzuzeigen ist (§ 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV). Ohne diese Erklärung trägt der Arbeitgeber das Risiko, dass mehrere Minijobs zusammengerechnet werden und die Beschäftigung rückwirkend versicherungspflichtig wird.
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht mit Eingangsdatum (§ 8 Abs. 2 Nr. 4a BVV). Die Befreiung wirkt ab dem Monat des Antrags; der Arbeitgeber meldet sie innerhalb von sechs Wochen an die Minijob-Zentrale.
• Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz (§ 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV). Ein mündlicher Arbeitsvertrag ist wirksam, ersetzt die Niederschrift aber nicht.
• Steuer-Identifikationsnummer und Versicherungsnummer, weil die Steuer-Identifikationsnummer seit 2022 zusätzlich zur Versicherungsnummer in den Entgeltmeldungen an die Minijob-Zentrale stehen muss.
• Bei kurzfristig Beschäftigten zusätzlich der Nachweis der Krankenversicherung und die Rückmeldung der Minijob-Zentrale zu Vorbeschäftigungen für das letzte Zeitjahr (nicht Kalenderjahr).

In elf Branchen kommt die Sofortmeldung hinzu, die spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung geht — unter anderem im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung, in Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste sowie im Friseur- und Kosmetikgewerbe (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Sie ersetzt die reguläre Anmeldung nicht, die mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn, folgt.

Laufend: Der Stundenzettel ist Pflicht, nicht Kür

Für alle gewerblichen Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV gilt § 17 Abs. 1 MiLoG ohne Branchenvorbehalt. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor: Papier, Excel oder Zeiterfassungssystem sind gleichwertig. Der Arbeitgeber darf das Ausfüllen dem Minijobber überlassen, die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt bei ihm.

Drei Ausnahmen kennt das Recht, und alle drei sind enger, als sie klingen — auch die, die in Praxen am häufigsten in Anspruch genommen wird: die mitarbeitende Ehefrau des Arztes. Privathaushalte (§ 8a SGB IV, Haushaltsscheckverfahren) sind von § 17 MiLoG und von der Pflicht zu Entgeltunterlagen ausgenommen; der Mindestlohn gilt dort trotzdem. Familienangehörige — im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers oder eines vertretungsberechtigten Organs — sind nach § 1 Abs. 2 MiLoDokV von der Arbeitszeitaufzeichnung befreit. Die Verdienstschwellen derselben Verordnung (4.461 bzw. 2.974 Euro) spielen bei Minijobs keine Rolle. Bei mobilen Tätigkeiten wie Zustellung oder Gütertransport genügt nach der MiLoAufzV die Dauer, wenn der Beschäftigte seine Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilt. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG von jedem Arbeitgeber die Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden am Tag sowie der Sonn- und Feiertagsarbeit.

Neben dem Stundenzettel läuft das Lohnkonto. § 4 LStDV verlangt es auch für den pauschal besteuerten Minijob; die zwei Prozent Pauschsteuer nach § 40a Abs. 2 EStG werden als pauschal besteuerter Bezug erfasst (§ 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV). Ein dritter Baustein wird oft übersehen: Überschreitet der Verdienst in einem Monat unvorhersehbar die Grenze — etwa wegen einer Krankheitsvertretung —, bleibt der Minijob bestehen, wenn das höchstens zweimal im Zeitjahr und jeweils bis zum Doppelten der Grenze geschieht (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Der Grund gehört formfrei in die Entgeltunterlagen, sonst kann der Prüfer ihn nicht nachvollziehen.

Rechenbeispiel: Warum drei Mehrstunden den Minijob kippen

Die Geringfügigkeitsgrenze ist seit 2022 an den Mindestlohn gekoppelt: Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet auf volle Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Bei 13,90 Euro ergibt das 603 Euro im Monat, bei 14,60 Euro ab 1. Januar 2027 633 Euro. In beiden Jahren passen damit rechnerisch rund 43,4 Stunden im Monat oder zehn Stunden in der Woche zum Mindestlohn in einen Minijob.

Eine Zahnarztpraxis vereinbart mit einer Empfangsaushilfe 43 Stunden im Monat zu 13,90 Euro und rechnet 597,70 Euro ab. Tatsächlich arbeitet sie 46 Stunden; die drei Mehrstunden werden nicht aufgeschrieben und nicht bezahlt.

Der Fall ist keine Konstruktion: Die drei Stunden entstehen in jeder Praxis, in der die Aushilfe „noch kurz" bleibt, weil das Wartezimmer voll ist. Der Sozialversicherung ist gleichgültig, was gezahlt wurde. Sie rechnet nach dem Entstehungsprinzip mit dem Anspruch — und der liegt bei 46 Stunden zum Mindestlohn in beiden Jahren über der Grenze. Aus dem Minijob wird rückwirkend eine versicherungspflichtige Beschäftigung, mit vollen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteilen für den gesamten Prüfzeitraum. Den Arbeitnehmeranteil kann der Arbeitgeber nur für die letzten drei Abrechnungen nachholen (§ 28g SGB IV); alles davor trägt er allein. Über zwölf Monate summiert sich der Phantomlohn im Beispiel auf 500,40 Euro — die Nachverbeitragung fällt ein Vielfaches höher aus, weil sie das gesamte Entgelt erfasst, nicht nur die Differenz.

Zum 1. Januar 2027 kommt eine zweite Falle hinzu: Wer den Stundenlohn im Vertrag bei 13,90 Euro stehen lässt, zahlt ab Januar automatisch zu wenig. Bei 43 vereinbarten Stunden entstehen 30,10 Euro Phantomlohn im Monat, obwohl die Grenze 2027 noch eingehalten wäre. Der Vertrag gehört deshalb vor dem Jahreswechsel angepasst, das Stundenbudget neu gerechnet.

Minijobs in der Arztpraxis: drei typische Fälle

Die Reinigungskraft, die abends nach Praxisschluss kommt, arbeitet ohne Zeugen. Ohne Stundenzettel steht bei der Prüfung Aussage gegen Aussage — und der Prüfer schätzt. Die Empfangsaushilfe ist der Fall des Rechenbeispiels: fest vereinbarte Stunden, die in der Realität regelmäßig überzogen werden, weil die Sprechstunde länger dauert. Und die mitarbeitende Ehegattin ist zwar von der Arbeitszeitaufzeichnung nach der MiLoDokV befreit, nicht aber von den Entgeltunterlagen; gerade bei Angehörigen prüft die Rentenversicherung, ob das Arbeitsverhältnis tatsächlich gelebt wird — Arbeitsvertrag, Überweisung auf ein eigenes Konto und dokumentierte Tätigkeit sind die Nachweise, die dann zählen. Wer als Steuerberater für Ärzte und Zahnärzte Praxen begleitet, weiß: Der Fehler liegt selten in der Abrechnung, fast immer in der fehlenden Akte.

Was Prüfer finden — und was es kostet

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft unangekündigt vor Ort. Fehlende, unvollständige oder verspätete Arbeitszeitaufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen von bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG); wer die Unterlagen nicht bereithält, riskiert bis zu 30.000 Euro, wer den Mindestlohn nicht zahlt, bis zu 500.000 Euro. Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro droht der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen (§ 19 MiLoG), ab 200 Euro der Eintrag ins Gewerbezentralregister.

Die Rentenversicherung sucht in der Betriebsprüfung nach Phantomlohn, nach nicht zusammengerechneten Beschäftigungen und nach fehlenden Befreiungsanträgen. Fehlt der Antrag, war der Minijobber rentenversicherungspflichtig — der Eigenanteil ist nachzuzahlen. Fehlt die Erklärung zu weiteren Beschäftigungen, wird die Zusammenrechnung dem Arbeitgeber zugerechnet.

Das Finanzamt prüft in der Lohnsteuer-Außenprüfung, ob die Voraussetzungen der zwei Prozent Pauschsteuer vorlagen. Fällt der Minijob weg, weil die Grenze überschritten war, entfällt auch der pauschale Rentenversicherungsbeitrag — und damit die Grundlage der Zwei-Prozent-Pauschalierung. Übrig bleibt die Regelbesteuerung nach den ELStAM, bei einer Aushilfe neben einer Hauptbeschäftigung typischerweise mit Steuerklasse VI, per Haftungs- oder Nachforderungsbescheid. Die 20-Prozent-Pauschalierung nach § 40a Abs. 2a EStG hilft nur in den Fällen, in denen die Beschäftigung geringfügig bleibt, aber kein pauschaler Rentenversicherungsbeitrag anfällt — etwa beim zweiten Minijob neben einer Hauptbeschäftigung.

Aufbewahrungsfristen: Zwei Jahre sind nur die Untergrenze

Weil die Stundenzettel zugleich Entgeltunterlagen sind, sollten sie bis zur nächsten Betriebsprüfung der Rentenversicherung aufbewahrt werden — bei einem Vierjahresturnus im Regelfall fünf Jahre. Seit 2023 sind die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen; eine Befreiung auf Antrag ist noch bis Ende 2026 möglich. Wie sich diese Fristen in das übrige Belegwesen einfügen, regeln wir in der laufenden Buchführung mit.

Wann Sie sich das sparen können

Ehrlich gesagt: fast nie. Die Ausnahmen — Privathaushalt, Familienangehörige, mobile Tätigkeit — sind eng, und selbst dort bleibt die Aufzeichnung das einzige Beweismittel dafür, dass die Geringfügigkeitsgrenze eingehalten wurde. Ein mitarbeitendes Kind ohne Stundenzettel entlastet vor dem Zoll, nicht vor der Rentenversicherung.

Was jetzt zu tun ist

Prüfen Sie für jeden Minijobber, ob Personalfragebogen, Erklärung zu weiteren Beschäftigungen und — falls gewünscht — der Befreiungsantrag mit Eingangsdatum in der Akte liegen. Legen Sie fest, wer die Stundenzettel führt und wer sie bis zum siebten Tag gegenzeichnet; das Muster der Minijob-Zentrale genügt. Rechnen Sie vor dem Jahreswechsel das Stundenbudget mit 14,60 Euro neu und passen Sie die Verträge an. Und bewahren Sie die Nachweise nicht zwei, sondern bis zur nächsten Betriebsprüfung auf.

Wir übernehmen in der Lohnabrechnung den Abgleich von Stundenzetteln und Verdienstgrenze monatlich — dann fällt die 44. Stunde in der Abrechnung auf, nicht in der Prüfung. Für Betriebe und Praxen in Löhne, Bad Oeynhausen, Herford und dem übrigen Ostwestfalen ist die Kanzlei eh.tax in Löhne Ihr Ansprechpartner; die Betriebsprüfung der Rentenversicherung begleiten wir vor Ort. Für ein Erstgespräch genügen die Minijob-Akten und die letzten Abrechnungen; Pauschalangebot oder Stundensatzvereinbarung legen wir vorab schriftlich fest.

Fundstellen

• § 17 Abs. 1, 2 MiLoG — Aufzeichnungs- und Bereithaltungspflicht; § 21 Abs. 1 Nr. 8, 9, 13, Abs. 3 MiLoG — Bußgeldrahmen; § 19 MiLoG — Ausschluss von öffentlichen Aufträgen
• Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV5) vom 05.11.2025, BGBl. 2025 I Nr. 268 — 13,90 EUR ab 01.01.2026, 14,60 EUR ab 01.01.2027
• § 1 MiLoDokV — Verdienstschwellen, Familienangehörige; § 1 MiLoAufzV — mobile Tätigkeiten
• § 2a Abs. 1 SchwarzArbG — Branchen mit Sofortmeldepflicht
• § 8 Abs. 1a, 1b SGB IV — Geringfügigkeitsgrenze, unvorhersehbares Überschreiten; § 28f Abs. 1, 2 SGB IV — Entgeltunterlagen, Schätzung; § 28g SGB IV — Nachholung des Arbeitnehmeranteils
• § 8 Abs. 2 Nr. 4a, 6, 7, 13 BVV — Befreiungsantrag, Nachweisgesetz-Niederschrift, Erklärung zu weiteren Beschäftigungen, MiLoG-Aufzeichnungen als Entgeltunterlagen
• § 41 Abs. 1 EStG, § 4 LStDV — Lohnkonto, Aufbewahrung sechs Jahre; § 40a Abs. 2, 2a, 6 EStG — Pauschsteuer 2 % / 20 %
• § 147 Abs. 3 AO — acht Jahre für Buchungsbelege seit 01.01.2025; § 16 Abs. 2 ArbZG — Mehrarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit
• Minijob-Zentrale: „Neue Verdienstgrenze in 2026", „Personalfragebogen im Minijob", „Betriebsprüfung", Muster-Stundenzettel; Zoll: „Sonstige Pflichten", „Folgen bei Nichtbeachtung"

Hinweis und Haftungsausschluss: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Alle Inhalte wurden sorgfältig recherchiert; eine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Das Rechenbeispiel ist vereinfacht und dient der Veranschaulichung.

Autor: Eike Heidemann, Steuerberater · eh.tax Steuerberatungsgesellschaft mbH, Löhne · Mitglied der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe · Zum Autorenprofil