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Ladenhüter im Lager: Wann Sie Ihren Warenbestand abschreiben dürfen – und was das Finanzamt sehen will
Was im Lager liegt, ist oft weniger wert, als es gekostet hat. Wann Sie abschreiben müssen, wann Sie dürfen, wie der Teilwert gerechnet wird und welche Belege den Abschlag in der Betriebsprüfung tragen.
Jeder Händler kennt das: Die Wintermäntel aus der vorletzten Saison hängen noch im Lager, das Ersatzteil passt zu keinem aktuellen Modell mehr, die Verpackung trägt das alte Logo. Eingekauft wurde zu vollen Preisen, verkaufen lässt sich das nur noch mit Abschlag – wenn überhaupt. Die Bilanz darf das nicht verschweigen. In der Handelsbilanz muss sie es abbilden, in der Steuerbilanz darf sie es, wenn die Voraussetzungen stimmen. Wo die Grenze zwischen „müssen“, „dürfen“ und „wird nicht anerkannt“ verläuft, zeigt dieser Beitrag – mit einem Rechenbeispiel aus dem Textilhandel und einer Checkliste für den Jahresabschluss.
In unserer Arbeit als Steuerberater in Löhne betrifft das nicht nur den Einzelhandel. Auch die Zahnarztpraxis mit Materiallager, der Handwerksbetrieb mit Ersatzteilen und der Hersteller mit Fertigwaren stehen zum Jahresende vor derselben Frage: Was ist der Bestand noch wert – und wie beweise ich das?
Ausgangspunkt: Waren stehen mit den Anschaffungskosten in der Bilanz
Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie fertige und unfertige Erzeugnisse gehören zum Umlaufvermögen. Sie werden mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt (§ 253 Abs. 1 HGB, § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Zu den Anschaffungskosten zählen auch Fracht, Zoll und sonstige Nebenkosten (§ 255 Abs. 1 HGB). Dieser Wert ist die Obergrenze: Nach oben darf nie bewertet werden, nach unten nur, wenn der Wert tatsächlich gesunken ist.
Handelsrecht: Abschreibung ist Pflicht
Für das Umlaufvermögen gilt das strenge Niederstwertprinzip. Liegt der Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag unter den Anschaffungskosten, ist auf diesen Preis abzuschreiben. Gibt es keinen Marktpreis, gilt der niedrigere beizulegende Wert (§ 253 Abs. 4 HGB). Ein Wahlrecht besteht nicht, und ob die Wertminderung dauerhaft ist, spielt handelsrechtlich keine Rolle – jede Wertminderung zum Stichtag zählt.
Typische Auslöser sind nachhaltig gesunkene Verkaufspreise, modische oder technische Überalterung, Beschädigung und Qualitätsmängel, abgelaufene oder bald ablaufende Haltbarkeit und rechtliche Verkaufsverbote, etwa bei geänderten Produktnormen. Fallen die Gründe später weg, muss wieder zugeschrieben werden, höchstens bis zu den Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 5 HGB).
Steuerrecht: Abschreibung ist ein Wahlrecht – mit zwei Bedingungen
Steuerlich kann der niedrigere Teilwert angesetzt werden, wenn die Wertminderung „voraussichtlich dauernd“ ist (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Zwei Dinge sind damit anders als im Handelsrecht.
Erstens ist es ein Wahlrecht. Seit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz kann es unabhängig von der Handelsbilanz ausgeübt werden (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 EStG). Wer handelsrechtlich abschreiben muss, darf steuerlich trotzdem bei den Anschaffungskosten bleiben – zum Beispiel, um Verlustvorträge nicht weiter aufzubauen oder die Gewerbesteueranrechnung besser zu nutzen. Weicht die Steuerbilanz ab, ist das in einem besonderen Verzeichnis festzuhalten (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EStG).
Zweitens muss die Wertminderung voraussichtlich dauernd sein. Bei Waren ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllt, wenn der niedrigere Wert bis zur Aufstellung der Bilanz anhält oder die Ware vorher zu dem niedrigeren Preis verkauft wurde (BMF-Schreiben vom 02.09.2016, BStBl I 2016, 995, Rz. 16). Für Mode, Schuhe, Elektronik oder Bücher ist das der Regelfall: Ein Wintermantel, der im Dezember nicht mehr den vollen Preis bringt, wird im März nicht wertvoller. Anders kann es bei Waren mit Materialwert sein, etwa Schmuck aus Edelmetall – hier kann der Wert mit dem Rohstoffpreis wieder steigen.
Was der Teilwert ist – und wie er gerechnet wird
Der Teilwert ist der Betrag, den ein Käufer des gesamten Betriebs für die einzelne Ware bezahlen würde (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). Für Handelsware heißt das praktisch: Der Teilwert richtet sich zunächst nach den Wiederbeschaffungskosten. Sind die Einkaufspreise nicht gesunken, vermutet der Bundesfinanzhof, dass der Teilwert den Anschaffungskosten entspricht. Diese Vermutung muss der Unternehmer entkräften (BFH, Urteil vom 24.02.1994, IV R 18/92, BStBl II 1994, 514).
Das gelingt über den Absatzmarkt: Deckt der noch erzielbare Verkaufspreis die Anschaffungskosten, die bis zum Verkauf noch anfallenden Kosten und einen durchschnittlichen Unternehmergewinn nicht mehr, liegt der Teilwert unter den Anschaffungskosten. Die Finanzverwaltung rechnet dann nach der Subtraktionsmethode (R 6.8 Abs. 2 Satz 3 EStR): Teilwert = voraussichtlich erzielbarer Verkaufserlös abzüglich durchschnittlicher Unternehmergewinn abzüglich der nach dem Stichtag noch anfallenden Kosten.
Rechenbeispiel: Wintermäntel im Textilhandel
Ein Modehaus in Löhne hat zum 31.12. noch Wintermäntel im Bestand, die 50.000 Euro gekostet haben. Kalkuliert war ein Verkaufspreis von 100.000 Euro. Die Saison ist vorbei, erzielbar sind voraussichtlich noch 80.000 Euro. Der durchschnittliche Reingewinn der letzten Jahre liegt bei 20 Prozent vom Umsatz, bis zum Abverkauf fallen noch 25.000 Euro an Personal-, Laden- und Werbekosten an.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Voraussichtlich erzielbarer Verkaufserlös | 80.000 EUR |
| ./. durchschnittlicher Unternehmergewinn (20 %) | – 16.000 EUR |
| ./. Kosten bis zum Abverkauf | – 25.000 EUR |
| Teilwert am 31.12. | 39.000 EUR |
| Anschaffungskosten | 50.000 EUR |
| Teilwertabschreibung | 11.000 EUR |
Die Abschreibung mindert den Gewinn des Abschlussjahres um 11.000 Euro. Bei einem Steuersatz von rund 30 Prozent, etwa bei einer GmbH, sind das 3.300 Euro weniger Steuer – zunächst. Denn der Verlust wäre beim Verkauf im Folgejahr ohnehin entstanden. Die Teilwertabschreibung zieht ihn vor und verschafft Liquidität, sie erfindet ihn nicht.
Die Finanzverwaltung erlaubt auch eine vereinfachte Rechnung: erzielbarer Erlös abzüglich des noch anfallenden Teils des durchschnittlichen Rohgewinnaufschlags (R 6.8 Abs. 2 Satz 4 EStR). Im Beispiel ergibt das einen Teilwert von 40.000 Euro und damit 1.000 Euro weniger Abschreibung. Die Subtraktionsmethode ist genauer und meist günstiger – sie setzt aber voraus, dass Sie die Kosten nach dem Stichtag beziffern können.
Der Nachweis entscheidet, nicht die Lagerdauer
Hier scheitern die meisten Abschreibungen in der Betriebsprüfung. Die Rechtsprechung ist seit Jahrzehnten eindeutig: Wer eine Wertminderung geltend macht, trägt dafür die Feststellungslast. Was nicht belegt ist, wird nicht anerkannt.
Eine lange Lagerdauer allein reicht nicht. Sie ist ein Indiz, mehr nicht. Gängigkeitsabschläge – gestaffelte Abschläge nach Lagerdauer – erkennt der Bundesfinanzhof nur an, wenn aus der Lagerdauer tatsächlich auf Veralterung, Qualitätsminderung und sinkende Verkaufspreise geschlossen werden kann (BFH, Urteil vom 24.02.1994, IV R 18/92). Pauschale Abschläge ohne Bezug zum eigenen Betrieb werden gestrichen.
Das wichtigste Beweismittel sind Preisminderungslisten: Aufzeichnungen, welche Artikel nach dem Stichtag zu welchem reduzierten Preis verkauft wurden, gegliedert nach Warengruppe und Lagerdauer. Einzelne Preisnachlässe genügen nicht – die Reduzierungen müssen für den Stichtagsbestand repräsentativ sein (BFH, Urteil vom 27.10.1983, IV R 143/80, BStBl II 1984, 35). Die Liste muss den Bestand zum Stichtag von späteren Zugängen trennen können, sonst wird der Abschlag verworfen. Auch der Unternehmergewinn ist aus den eigenen Jahresabschlüssen abzuleiten, nicht aus Branchendurchschnitten (FG Münster, Urteil vom 21.11.2018, 13 K 444/16 K,G,F).
Drei Konstellationen, die regelmäßig zur Streichung führen: Preise erst im Herbst des Folgejahres reduziert, Inventurliste ohne Lagerdauer, Abschlag „wie immer 30 Prozent“. In allen drei Fällen streicht die Betriebsprüfung die Abschreibung, und die Nachzahlung wird verzinst. Der Nachweis entsteht in den ersten Wochen nach dem Stichtag – oder gar nicht.
Wertaufholung: Die Abschreibung ist kein Dauerzustand
Steigt der Wert wieder, muss zugeschrieben werden – handels- und steuerrechtlich (§ 253 Abs. 5 HGB, § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Steuerlich muss der Unternehmer jedes Jahr neu nachweisen, dass die Wertminderung weiter besteht. Bei Ware, die ohnehin zu reduzierten Preisen abverkauft wird, ist das selten ein Problem: Nach dem Verkauf gibt es nichts mehr zuzuschreiben.
Die Alternative: Verlust realisieren statt abschreiben
Wer den Nachweis scheut, hat einen einfacheren Weg. Wird die Ware vor dem Stichtag verkauft, verschrottet oder gespendet, ist der Verlust realisiert und steuerlich ohne weitere Voraussetzungen zu berücksichtigen. Das kostet die Chance auf einen besseren Preis, spart aber die Diskussion mit dem Prüfer. Bei Sachspenden ist die Umsatzsteuer zu beachten; bei nicht mehr verkehrsfähiger Ware akzeptiert die Finanzverwaltung eine Bemessungsgrundlage von null (BMF-Schreiben vom 18.03.2021, BStBl I 2021, 384). Entsorgung und Spende sollten mit Beleg oder Protokoll dokumentiert werden.
Wann sich die Teilwertabschreibung nicht lohnt
In drei Fällen raten wir ab. Erstens, wenn der Nachweis die Abschreibung nicht trägt – dann droht nicht nur die Streichung, sondern auch Nachzahlungszinsen. Zweitens, wenn das Unternehmen ohnehin Verluste schreibt und die Abschreibung nur den Verlustvortrag erhöht; hier kann es sinnvoller sein, steuerlich bei den Anschaffungskosten zu bleiben, während die Handelsbilanz abschreibt. Drittens bei Kleinstbeständen, bei denen die Dokumentation mehr kostet als die Steuer, die sie verschiebt.
Checkliste für den Jahresabschluss
- Inventur mit Lagerdauer je Artikel oder Warengruppe – das Zugangsdatum erfassen.
- Preisreduzierungen für Altware noch vor der Bilanzaufstellung durchführen und dokumentieren.
- Preisminderungsliste führen: Artikel, Stichtagsbestand, alter Preis, neuer Preis, Verkaufsdatum.
- Unternehmergewinn und Rohgewinnaufschlag aus den eigenen Zahlen der letzten drei Jahre ableiten.
- Kosten bis zum Abverkauf schätzen und die Schätzung begründen.
- Entscheiden, ob steuerlich abgeschrieben wird – und die Abweichung zur Handelsbilanz im Verzeichnis nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EStG festhalten.
Wir übernehmen diese Dokumentation im Rahmen der Buchführung und des Jahresabschlusses für Handel, Handwerk und Praxen mit Materiallager – am besten, bevor die Inventur beginnt. Für ein Erstgespräch genügen die letzte Inventurliste und der Vorjahresabschluss; Pauschalangebot oder Stundensatzvereinbarung legen wir vorab schriftlich fest.
Fundstellen
- § 253 Abs. 1, 4 und 5 HGB — Anschaffungskosten als Obergrenze, strenges Niederstwertprinzip für das Umlaufvermögen, Wertaufholungsgebot; § 255 Abs. 1 HGB — Anschaffungsnebenkosten
- § 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3, Nr. 2 Satz 1 bis 3 EStG — Teilwertbegriff, Ansatz mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Wahlrecht bei voraussichtlich dauernder Wertminderung, Wertaufholung
- § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 und Satz 2 EStG — eigenständiges steuerliches Wahlrecht, besonderes Verzeichnis
- R 6.8 Abs. 2 Satz 3 und 4 EStR — Subtraktionsmethode und vereinfachte Teilwertermittlung; R 6.8 Abs. 2 Satz 7 bis 9 EStR — Nachweis durch repräsentative Verkaufspreise
- BMF-Schreiben vom 02.09.2016, IV C 6 - S 2171-b/09/10002 :002, BStBl I 2016, 995, Rz. 16 — voraussichtlich dauernde Wertminderung beim Umlaufvermögen
- BFH, Urteil vom 27.10.1983, IV R 143/80, BStBl II 1984, 35 — Preisminderungslisten, Feststellungslast
- BFH, Urteil vom 24.02.1994, IV R 18/92, BStBl II 1994, 514 — Gängigkeitsabschläge, Lagerdauer allein genügt nicht
- FG Münster, Urteil vom 21.11.2018, 13 K 444/16 K,G,F — Unternehmergewinn aus eigenen Abschlussdaten
- BMF-Schreiben vom 18.03.2021, III C 2 - S 7109/19/10002 :001, BStBl I 2021, 384 — Sachspenden, Bemessungsgrundlage bei nicht mehr verkehrsfähiger Ware
Hinweis und Haftungsausschluss: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Alle Inhalte wurden sorgfältig recherchiert; eine Haftung für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Das Rechenbeispiel ist vereinfacht und dient der Veranschaulichung.
Autor: Eike Heidemann, Steuerberater · eh.tax Steuerberatungsgesellschaft mbH, Löhne · Mitglied der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe · Zum Autorenprofil
Häufige Fragen zur Abschreibung von Warenbeständen
Kurze Antwort zuerst, Begründung darunter. Rechtsstand: November 2026.
Muss ich veraltete Ware abschreiben?
Handelsrechtlich ja: Liegt der Wert am Stichtag unter den Anschaffungskosten, ist die Abschreibung Pflicht (§ 253 Abs. 4 HGB). Steuerlich besteht ein Wahlrecht, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauernd ist.
Das strenge Niederstwertprinzip gilt für jedes Wirtschaftsgut des Umlaufvermögens. In der Steuerbilanz kann unabhängig davon entschieden werden; die Abweichung wird im Verzeichnis nach § 5 Abs. 1 Satz 2 EStG festgehalten.
Reicht eine lange Lagerdauer als Begründung für die Abschreibung?
Nein. Die Lagerdauer ist nur ein Indiz. Anerkannt wird die Abschreibung, wenn nachgewiesen ist, dass die Ware nur noch zu reduzierten Preisen verkauft werden kann – etwa durch Preisminderungslisten mit tatsächlichen Abverkäufen.
Der Bundesfinanzhof erkennt Gängigkeitsabschläge an, wenn aus der Lagerdauer auf Veralterung und Preisrückgang geschlossen werden kann, nicht aber als Pauschale ohne Bezug zum eigenen Betrieb (BFH, Urteil vom 24.02.1994, IV R 18/92).
Wie wird der Teilwert von Waren berechnet?
Nach der Subtraktionsmethode: erzielbarer Verkaufserlös abzüglich durchschnittlicher Unternehmergewinn und abzüglich der bis zum Verkauf noch anfallenden Kosten (R 6.8 Abs. 2 EStR). Liegt das Ergebnis unter den Anschaffungskosten, ist die Differenz die Abschreibung.
Als Vereinfachung erlaubt die Finanzverwaltung auch den Abzug des noch anfallenden Teils des durchschnittlichen Rohgewinnaufschlags vom erzielbaren Erlös. Diese Rechnung ist gröber und meist ungünstiger.
Wann ist eine Wertminderung bei Waren voraussichtlich dauernd?
Wenn der niedrigere Wert bis zur Bilanzaufstellung anhält oder die Ware vorher zu diesem Preis verkauft wurde (BMF-Schreiben vom 02.09.2016, Rz. 16). Bei Mode, Technik und Saisonware ist das der Regelfall.
Anders kann es bei Waren mit Materialwert sein, etwa Schmuck aus Edelmetall, deren Wert mit dem Rohstoffpreis wieder steigen kann. Die rein theoretische Möglichkeit einer Erholung steht der Abschreibung aber nicht entgegen.
Kann ich handelsrechtlich abschreiben und steuerlich nicht?
Ja. Das steuerliche Wahlrecht ist seit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz eigenständig (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 EStG). Die Abweichung muss in ein besonderes Verzeichnis aufgenommen werden.
Das kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen ohnehin Verluste erzielt oder Verlustvorträge nicht weiter aufgebaut werden sollen. Die Handelsbilanz muss trotzdem abschreiben.
Was passiert, wenn der Wert später wieder steigt?
Dann ist zuzuschreiben, höchstens bis zu den Anschaffungskosten (§ 253 Abs. 5 HGB, § 6 Abs. 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Steuerlich muss jedes Jahr nachgewiesen werden, dass die Wertminderung noch besteht.
Bei Ware, die im Folgejahr zu reduzierten Preisen verkauft wird, stellt sich die Frage in der Praxis selten: Nach dem Verkauf gibt es nichts mehr zuzuschreiben.
Ist es einfacher, unverkäufliche Ware zu vernichten oder zu spenden?
Steuerlich oft ja: Der Verlust ist dann realisiert und braucht keinen Teilwertnachweis. Bei Spenden nicht mehr verkehrsfähiger Ware setzt die Finanzverwaltung die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage mit null an.
Entsorgung oder Spende sollten vor dem Bilanzstichtag erfolgen und mit Entsorgungsbeleg, Vernichtungsprotokoll oder Spendenbescheinigung dokumentiert werden. Dafür entfällt die Chance auf einen besseren Verkaufspreis.
Inventur vorbereiten – bevor die Preise fallen, nicht danach
Bringen Sie die letzte Inventurliste und den Vorjahresabschluss mit. Wir prüfen, ob Ihr Lagerbestand richtig bewertet ist, rechnen den Teilwert durch und legen die Nachweise so an, dass sie in der Betriebsprüfung halten.
Rechtsstand: November 2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum genannten Zeitpunkt allgemein wieder. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall und begründet kein Mandatsverhältnis. Steuerrecht ändert sich laufend — bitte sprechen Sie uns an, bevor Sie auf Grundlage dieses Beitrags entscheiden.
Stand der letzten inhaltlichen Prüfung, nicht der Veröffentlichung.